Die Beratung unserer 210 Städte und Gemeinden, 18 Verbandsgemeinden und 21 Zweckverbände ist eine der wichtigsten Aufgaben der Landesgeschäftsstelle. Wir geben uns Mühe, Auskünfte umfassend, praxisgerecht und zuverlässig zu erteilen. Das kostet Zeit, und bei der Fülle der Anfragen sind Verzögerungen in der Beantwortung nicht immer zu vermeiden. Um die Bearbeitung in Ihrem Interesse zu vereinfachen und zu beschleunigen, bitten wir folgendes Verfahren einzuhalten:

• Vollständig, aber möglichst knappe (kurz gefasste) Darstellung des Sachverhaltes.
• Eigene Lösung mit Begründung und Angabe der Rechtsquellen (Gesetze, Verordnungen, Satzungen, Verwaltungsvorschriften, Rechtsprechung) mit Fundstelle und Darstellung von Zweifelsfragen.
• Beifügung von gegebenenfalls vorliegenden Stellungnahmen, insbesondere der Kommunalaufsichtsbehörde.
• Unterzeichnung alle Anfragen (auch E-Mails) durch die Hauptverwaltungsbeamtin/den Hauptverwaltungsbeamten oder dessen allgemeinen Vertreter. Nur so ist gewährleistet, dass uns Anfragen erreichen, die im Interesse des Hauptverwaltungsbeamten gestellt und von grundsätzlicher Bedeutung sind.

Wenn dieses Verfahren eingehalten wird, kann sich die Bearbeitung in der Landesgeschäftsstelle in vielen Fällen auf eine Überprüfung und einen kurzen Hinweis beschränken. Die Verkürzung der Bearbeitungszeit kommt allen Mitgliedern des SGSA zugute.

Neben den kreisfreien Städten und den Einheitsgemeinden haben sowohl die Verbandsgemeinde als auch die Mitgliedsgemeinde, sofern diese ebenfalls Mitglied des SGSA ist, Anspruch auf Beratung. Zur Vermeidung von Interessenkollisionen sollte bei unterschiedlichen Auffassungen gegebenenfalls eine gemeinsame Anfrage gestellt werden, in der die unterschiedlichen Standpunkte deutlich zu machen sind.

Ebenfalls zur Vermeidung von Interessenkollisionen weisen wir darauf hin, dass Anfragen einzelner Mitglieder von Stadt-, Gemeinde- und Verbandsgemeinderäten oder von Fraktionen in der Regel nicht beantwortet werden können. Nach der Satzung des SGSA haben die Verbandsmitglieder Anspruch auf Beratung und werden uns gegenüber durch die Hauptverwaltungsbeamten vertreten. An dieses Verfahren müssen wir uns halten.