Die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) hat ihren Prozesskatalog für die besonders relevanten Leistungen im Pandemiefall ergänzt. Die Basis dafür bildet der KGSt-Bericht Systemische Vorbereitung auf Krisenfälle. Die Ergebnisse des Screenings wurden in den KGSt-Prozesskatalog eingearbeitet. Er enthält eine neue Spalte „Priorisierung von Leistungen in Krisenfällen (aktuell Covid-19)“, die Excel-Tabelle lässt sich entsprechend filtern.

Die KGSt stellt den Mitgliedern die Vollversion und Nichtmitgliedern eine reduzierte Version des Prozesskataloges zur Verfügung.

Beispiel Personaleinsatzplanung

Die Stadt Köln hat ihren Aufgabenkatalog zur Personaleinsatzplanung im Rahmen des Covid-19-Krisenmanagements in drei Kategorien eingeteilt. Neben der Einteilung in die Kategorien wird noch eine Einschätzung vorgenommen, ob mobiles Arbeiten möglich ist. Die Aufgaben werden in folgende drei Kategorien eingeteilt:

Kategorie 1: Die Erledigung der Aufgabe ist zur Daseinsvorsorge oder zur Aufrechterhaltung der öffentlichen Sicherheit und Ordnung zwingend erforderlich

Kategorie 2: Die Erledigung der Aufgabe ist zur Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit der Verwaltung zwingend erforderlich

Kategorie 3: Die Erledigung der Aufgabe ist im Fall einer sich ausbreitenden Epidemie für mehrere Wochen verzichtbar.

Visualisierung geplant

Das Beispiel zeigt, wie prioritäre Leistungen einer Kommune im Pandemiefall aussehen können. Insbesondere die Auswertung von Daten aus personalwirtschaftlichen Fachverfahren in Verbindung mit der Priorisierung von Prozessen bzw. Leistungen macht es möglich, die Funktionsfähigkeit der Verwaltung zu erhalten und wirksam zu handeln. Visualisierung von Daten zur Personalplanung ist dabei nicht nur im Pandemiefall wichtig, sondern kann auch bei anderen Krisensituationen Verwendung finden.

Die KGSt erstellt gemeinsam mit dem Start-Up Polyteia aus Berlin, das sich auf die Integration, Aufbereitung und Visualisierung von kommunalen Daten spezialisiert hat, ein praxistaugliches Datenmodell im Sinne einer individuell verwertbaren „Blaupause“. Mit dieser können Kommunen ihre Daten so strukturieren, aufbauen und nutzen, dass insbesondere in Stresssituationen aktuelle und relevante Informationen schnell und valide als Entscheidungsgrundlage zur Verfügung stehen.

Weitere Informationen finden sich unter www.kgst.de.